Was Sie über E-Signaturen wissen sollten

Umzug Kundensignaturen von Papier bis hin zu iPads haben mehr Hürden, als Berater sich vorstellen können.

In vielerlei Hinsicht hat die erfolgreiche Einführung elektronischer Signaturen (E-Signaturen) durch Berater mehr Hürden als jede andere heute häufig verwendete Technologie. Eine Reihe von Firmen hat große Erfolge mit E-Signaturen erzielt, andere haben es versucht und aufgegeben, und einige haben es nicht einmal in Betracht gezogen.

E-Signaturen sind eine zeitsparende Technologie, die weiterhin große Fortschritte macht. Die Herausforderung liegt oft nicht in der Technologie selbst, sondern darin, zu verstehen, wo man anfangen soll. Ich höre diese spezielle Frage die ganze Zeit. Die Antwort ist jedoch nicht "one size fits all". Es ist wichtig, dass die Berater mehrere wichtige Überlegungen angehen, bevor sie die e-Signatur-Technologie implementieren.

Wenn Ihre erste Antwort auf e-Signatur-Technologie "da war, getan, "Nun, es ist Zeit zu erkennen, dass Fortschritte gemacht wurden. Zum Beispiel erleichtert jede neue Mobil- oder Tablet-Gerät-Verbesserung (schnellere Prozessoren, größere Bildschirme usw.) Ihren Kunden das elektronische Signieren eines Dokuments. Darüber hinaus haben die Anbieter den Prozess der Verschlüs- selung von Dokumenten rationalisiert und intuitiver gemacht als noch vor einigen Jahren.

Es ist auch wichtig zu erkennen, dass Kunden wahrscheinlich auch mit der e-Signatur-Technologie vertrauter werden. Sie haben es wahrscheinlich bereits in verschiedenen Situationen verwendet: Einzelhandel, Finanzwesen, Gesundheitswesen und andere Industrien.

Eine der ersten Herausforderungen ist die Entscheidung, welcher Anbieter für Ihr Unternehmen am besten ist. Manchmal wird diese Entscheidung für Sie basierend auf den Regeln Ihres Broker-Dealer oder Custodian getroffen. Wenn nicht, sollten Sie mehrere Anbieter ausprobieren. Eine Reihe von Anbietern wie Docusign, Right Signature, Adobe und andere bieten niedrige Kosten, um ihre Lösungen zu testen. Zu oft wählen die Menschen einen Anbieter, ohne die Technologie und den Prozess auf Herz und Nieren zu prüfen. Überstürze es nicht. Versuchen Sie, mit einigen Ihrer Lieblingskunden zu arbeiten, um den Betatest der E-Signatur-Lösung zu unterstützen.

Nehmen Sie sich im Rahmen des Auswahlverfahrens Zeit, um nicht nur die Funktionen, sondern auch die Übereinstimmung des E-Signatur-Anbieters zu überprüfen wird nicht tun. Was stimmst du als Nutzer zu? Zum Beispiel entscheidet der Benutzer oft, welche Informationen benötigt werden, um den Unterzeichner zu authentifizieren. Dies kann eine Vielzahl von Identifikatoren sein, die von der E-Mail-Adresse des Kunden reichen oder eine eigene PIN-Nummer haben, um eine Anzahl von persönlich identifizierbaren Fragen zu beantworten. Es gibt eine Reihe von möglichen Authentifizierungsmethoden für Ihr Unternehmen zu berücksichtigen, aber berücksichtigen Sie alle Anforderungen in diesem Bereich mit Ihren Geschäftspartnern (Drittanbieter-Asset-Manager, Custodians, Versicherungen, etc.)

Sobald Sie bereit sind Um die E-Signatur-Technologie für Ihr Unternehmen offiziell zu verwenden, überprüfen Sie Ihre aktuellen schriftlichen Aufsichtsverfahren und Richtlinien für Geschäftsprozesse. Einige zu berücksichtigende Fragen sind: Kann jedes Dokument, das Sie verwenden, e-signiert sein? Ist jeder Mitarbeiter berechtigt, die e-Signatur-Technologie zu nutzen? Gibt es einen anderen Prüfungs- und Genehmigungsprozess für Dokumente, die mit der E-Signatur-Technologie autorisiert sind? Sie sollten auch angeben, wie Sie die im E-Signatur-Prozess erhaltenen Informationen speichern und speichern. Dies sind rechtliche Dokumente; Daher möchten Sie sicherstellen, dass Sie sich über Ihre Verfahren, Aufbewahrung und Genehmigungsverfahren im Klaren sind.

Einer der großen Vorteile der e-Signatur-Technologie ist die Transparenz, die während des gesamten Signiervorgangs geboten wird. Sie wissen immer den aktuellen Status des Dokuments: wer hat es angesehen, unterschrieben und die angeforderten Aktionen abgeschlossen. Sobald ein Dokument vollständig elektronisch von allen Parteien unterschrieben wurde, wird es mit einem Audit-Trail "zertifiziert", der den gesamten Lebenszyklus des Signiervorgangs anzeigt. An diesem Punkt können keine Änderungen am Dokument vorgenommen werden, ohne den Zertifizierungsstatus zu verletzen. Dies ist ein kritischer Punkt, der zu verstehen ist und Teil der rechtlichen Durchsetzbarkeit von e-signierten Dokumenten ist. Dies kann auch zu einiger Frustration führen, wenn Sie den Signierprozess aufgrund von Fehlern oder Änderungen am ursprünglichen Dokument erneut durchführen müssen. Stellen Sie daher sicher, dass das Dokument in Ordnung ist, bevor eine E-Signatur aufgezeichnet wird.

Keine Frage, E-Signatur-Technologie bietet große Chancen und Effizienzgewinne für Berater. Es ist nicht so einfach, Stift und Papier durch Finger und Touchscreen zu ersetzen - aber auch nicht so schwer. Sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen mit dem richtigen Anbieter und dem richtigen Prozess beginnt, wird definitiv zu einem frühen Erfolg mit der Technologie führen.

Nicht alles oder nichts

Ich habe es hunderte Male gehört: Ein Unternehmen strebt danach, E-Signatur-Technologie zu verwenden für alle seine Dokumente. Leider ist es wirklich nicht realistisch. Tatsache ist, dass die Dokumente zu unterschiedlich sind, unterschiedliche Fähigkeiten der Kunden und andere Faktoren, die den Erfolg Ihrer Firma mit der e-Signatur-Technologie beeinflussen. Beginne mit einem bescheidenen Ziel und passe es an, wenn du Erfahrung sammelst.

- Lies "Tech Tools, damit du deine Kunden besser kennen und bedienen kannst" auf .

Mehr laden

Vorheriger Artikel

Wie man aufhört, sich zu sorgen und zu lernen, Technologie zu lieben

Wie man aufhört, sich zu sorgen und zu lernen, Technologie zu lieben

Finanzberater setzen fort, Technologie zu übernehmen Unternehmen, laut einem Bericht von Fidelity am Dienstag veröffentlicht. Der Bericht fand heraus, dass nicht nur mehr Berater Technologie einsetzen, sondern auch andere ihre Kollegen übertreffen. Die Umfrage folgt einer Umfrage 2014 Fidelity hat sich vergewissert, wie Finanzprofis in den verschiedenen Kanälen Technologien in ihren Unternehmen nutzen....

Nächster Artikel

Zielinvestitionen: Schwellenmärkte

Zielinvestitionen: Schwellenmärkte

Um den Appetit der Anleger auf Aktien mit hoher Performance in Schwellenländern abzuschwächen, lancieren mehr ETF-Anbieter neue Fonds, die auf das Gebiet zielen. Claymore Securities in Lisle, Ill Claymore China Technologie ETF (CQQQ). Der Fonds enthält 34 Positionen mit Engagements in Large-Cap- (19 Prozent), Mid-Cap- (33 Prozent) und Small-Cap-Aktien (48 Prozent)....

Senden Sie Ihren Kommentar