Was zu tun ist, wenn die Prüfer Ihre Praxis besuchen | Praxis-management | 2018

Was zu tun ist, wenn die Prüfer Ihre Praxis besuchen

At Die nationale Konferenz des Commonwealth, ein Gremium von kürzlich geprüften Beratern, tauscht ihre Erfahrungen aus.

Berater lieben es, von anderen Beratern zu lernen, weshalb etwa 75 von ihnen während der nationalen Konferenz des Commonwealth Financial Network zu einer Compliance-Sitzung erschienen sind.

John Hagberg, stellvertretender Direktor für Lizenzierung und Compliance für das Commonwealth, moderierte eine Gruppe von drei Beratern, die kürzlich eine Prüfung durchgeführt hatten. Heath Bartlett von Bartlett Financial wurde im Mai vom Generalstaatsanwalt von South Carolina geprüft, während Sharon Duncan und Marcus Pinnock, beide OSJs in ihren Firmen Selah Financial und Sterling Financial, in den letzten zwei Jahren von FINRA geprüft wurden.

Hagberg Diese staatlichen Prüfer werden in der Regel bekannt gegeben, während FINRA normalerweise einen Broker-Händler nach Datensammlungen fragt, die sie durch die Risikomatrix des Regulierers "durchlaufen" werden, um zu entscheiden, welche Zweigstellen geprüft werden sollen. Hagberg gab seinen ersten Ratschlag, als ein Auditor unangemeldet auftauchte. "Rufen Sie uns an", sagte er, "und wir können sicherstellen, dass die Auditoren real sind", da es einige Fälle von Betrügern gegeben hat, die sich als Auditoren ausgaben.

Bartlett sagte, dass seine Firma einen beglaubigten Brief vom Generalstaatsanwalt von South Carolina erhalten habe zwei bis drei Wochen vor dem Eintreffen der Prüfer. Duncan sagte, es brauche ihre "Tage, um festzustellen, warum" die Auditoren entschieden hatten, ihre Firma zu besuchen. Es stellte sich heraus, dass die FINRA-Prüfer in erster Linie daran interessiert waren, wie die Zweigstelle ihre Berater beaufsichtigte.

Pinnock sagte, seine Prüfung sei keine völlige Überraschung, da Commonwealth ihn aufgrund der Größe seiner Praxis bereits gewarnt habe (Sterling Financial ist Commonwealth) größte Zweig der Westküste) und ihr Geschäftsmodell - "wir haben viele alternative Anlagen und Annuitäten" -Sterling würde wahrscheinlich geprüft werden. "Sie haben sich unsere Geschäftszusammensetzung angesehen", erinnerte sich Pinnock und wollte insbesondere wissen, wie hoch der Anteil der Kundengelder an alternativen Investitionen ist.

Hagberg sagte, dass es eine wichtige Lektion aus den Prüfungen sei. "Der Fokus" von FINRA "lag in diesem Jahr auf nicht gehandelten Produkten: REITs, Business Development Companies [BDCs], Annuities und IRA Rollovers."

Duncan sagte, dass ihre FINRA-Prüfer sich auf "Kenne deine Kunden" konzentrierten, was eine Herausforderung ist. seit der Firma hat über 1200 Haushaltskunden. Sie forderte jedoch ihre Beraterkollegen auf, dass sie, um ein "stressfreies Audit" zu gewährleisten, "tun sollten, was Sie tun sollten, auch wenn Sie den Regeln nicht zustimmen." Das war der Fall mit Selah Financial, Sie sagte, vor allem, wenn es um FINRAs kürzlich abgeschlossene und komplexe Eignungsregeln ging.

Duncan sagte die Mehrheit der Fragen betreffs "wie gut wir wussten, was wir tun sollten." Anstatt einer Fischereiexpedition, um schlecht auszurotten Verhalten, sagte Duncan ihre Prüfer wollten wissen "verstanden wir die Regeln und folgen ihnen?"

Jeder der Diskussionsteilnehmer berichtete, dass die Prüfer einen sehr Geschäfts-ähnlichen Ansatz in ihren Interaktionen mit Beratern und Personal nahmen. Duncan lachte, als sie sagte, dass die Prüfer "keinen Stift oder eine Dose Soda wollen; alles, was als Bestechung ausgelegt werden könnte. "Jeder berichtete auch, dass die von Commonwealth jährlich durchgeführten Audits sie für die echten Audits vorbereitet hatten.

Hagberg sagte, dass staatliche Prüfer" häufig die letzten zwei Audits "des Commonwealth verlangen würden und möchte dann wissen, ob das Unternehmen die in diesen Audits festgestellten Mängel behoben hat.

Wie bereitet man sich auf eine sehr praktische Prüfung vor? Pinnock sagte, dass wir "abgesaugt und abgestaubt" hätten und den Prüfern ein privates Zimmer zur Verfügung stellten. Duncan warnte: "Habe keine Akten in Ihren Konferenzräumen", während Bartlett sagte, seine Firma bereite sich auf Bereiche wie die Lobby vor gedruckte Materialien waren außer Sichtweite, obwohl er auch erwähnte, "sie können irgendwohin gehen und um irgendetwas bitten, wie Prospekte." Pinnock sagte, dass seine Auditoren "eine Führung durch das Büro wollten" und schien daran interessiert, dass alle Aktenschränke und Türen sicher waren wurden gesperrt.

Hagberg schlug vor, dass es eine Methode für diese Bürotour geben und prüfen würde, ob die Dateien physisch sicher sind. "Datensicherheit ist ein Hot-Button-Problem mit den Regulierungsbehörden", sagte er, obwohl "Regulierungsbehörden ein Recht auf Ihre Daten haben." Bartlett sagte, während seine Firma alle Daten zur Verfügung stellte, die die Prüfer verlangten, "hatten wir Protokolle, die sie unterschreiben mussten für alles."

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