Direkt vor Ihnen | Andere | 2018

Direkt vor Ihnen

Bei Wealth Management LarsonAllen Financial Technologie war in den letzten vier Jahren ein zentraler Haushaltsposten, da das Unternehmen zu einer völlig unabhängigen Praxis übergegangen ist. Für das Jahr 2009 planten wir die Einführung einer Software zur Kontozusammenführung und eines Systems zur Dokumentenerfassung für die papierlose Office-Initiative.

Dann kam es zur Marktschmelze. "Wir mussten alle geplanten Projekte in den Griff bekommen, die wir noch nicht implementiert oder bezahlt hatten", sagt Chris Johnson, Director of Operations und Chief Compliance Officer von Minneapolis.

LarsonAllen ist kaum allein. Eine wachsende Zahl von Unternehmen steht heutzutage vor schwierigen Entscheidungen, Geld für neue Technologien auszugeben. Aus diesem Grund konzentrieren sich viele Berater jetzt darauf, ihre vorhandenen Technologiesysteme so weit wie möglich zu nutzen - in der Tat, indem sie alle Vorteile, die sie durch das, was sie bereits haben, nutzen können und dabei wenig bis gar kein Geld ausgeben. Vor diesem Hintergrund finden Sie im Folgenden acht Schritte, mit denen Sie genau bestimmen können, wie effektiv Sie Ihre aktuelle Technologie einsetzen und intelligente, kostengünstige Schritte ausführen, mit denen Sie den maximalen Nutzen aus Ihren vorhandenen Systemen ziehen können:

Schritt Nr. 1: Überdenken Sie Ihren Arbeitsablauf

Beginnen Sie mit der Identifizierung und Dokumentierung aller Schritte, die in Ihren Prozeduren enthalten sind. Sobald Sie deutlich sehen, wie Sie und Ihr Team die Dinge erledigen, können Sie unnötige Aktionen eliminieren und nach Wegen suchen, wie Sie mit Technologie die verbleibenden Schritte besser erledigen können. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie jedoch bereit sein, Ihre veralteten Prozesse herauszufordern. Sie könnten etwas tun, weil "das ist die Art und Weise, wie Sie es gelernt haben" vor fünf Jahren - aber es ist vielleicht nicht der beste Ansatz.

Ein Bereich, in dem es besonders sinnvoll ist, Workflow- und Technologieverbesserungen in Betracht zu ziehen Endberichtsprozess In einem ersten Schritt wird ermittelt, wie sich der Zeitaufwand für den Abschluss des Berichterstattungsvorgangs im vergangenen Jahr verändert hat. Wenn es jetzt länger dauert, gibt es Möglichkeiten zur Verbesserung. Unterteilen Sie den Prozess in ein Ablaufdiagramm einzelner Schritte ( siehe "Beispielablaufdiagramm der vierteljährlichen Berichtsproduktion" unter ) und suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Portfolioverwaltungssystem zu verwenden, um den Prozess zu beschleunigen und Fehler zu reduzieren. Wenn Sie zum Beispiel Daten von Ihrer Depotbank automatisch in Ihr Portfolio-Management-System herunterladen, anstatt sie manuell einzugeben oder den Download manuell durchzuführen, sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler, da Ihre Daten täglich statt monatlich abgeglichen werden.

Nicht übersehen scheinbar kleine Aufgaben in Ihrer Workflow-Analyse. Für jeden täglichen fünfminütigen Prozess, der automatisiert wird, können Sie pro Jahr $ 800 in den Betriebsressourcen sparen ( siehe "Wie viel können Sie sparen?" Seitenleiste ). Anstatt Ihre verschiedenen Berichte manuell zu sortieren, lassen Sie Ihr Portfoliomanagement-System sie in der gewünschten Reihenfolge als Stapel einrichten. Berechnen Sie außerdem Ihre Verwaltungsgebühren und generieren Sie Ihre Rechnungsrechnungen mit Ihrem Portfolio-Management-System. Die Foster Group in West Des Moines, Iowa, nutzte kürzlich eine Kombination aus Technologie- und Workflow-Reengineering, mit der das Unternehmen seinen Abrechnungsprozess um 40% beschleunigen konnte. "Dadurch können wir Kosten sparen, Zeit sparen und Einnahmen schneller erzielen", sagt Travis Rychnovsky, Leiter der Abteilungen für Betrieb und IT.

Schritt Nr. 2: Konsolidierung und Integration

Viele Berater sind Erneute Überprüfung ihrer Prozesse, um unnötige Anstrengungen zu vermeiden und effizienter zu sein. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Informationen und Korrespondenz der Kunden (einschließlich Kunden-E-Mails, gescannte Dokumente und Portfoliowerte aus dem Portfolio-Managementsystem) in das CRM-System zu zentralisieren, damit die Mitarbeiter mehrere Facetten jeder Kundenbeziehung sehen und verwalten können eine einzelne Anwendung. Bei der Foster Group hat das Team die Planung von Besprechungen und Anrufen über Outlook eingestellt und wendet stattdessen alle Terminierungsanforderungen über sein zentralisiertes CRM-System an. Die Ergebnisse: "Keine doppelten Einträge mehr, keine Einträge mehr oder Fehler darüber, wer was macht", sagt Rychnovsky von der Foster Group. "Angesichts der hohen Anforderungen an das Personal ist es heutzutage sehr wichtig, Zeit zu sparen und die Dinge in Ordnung zu bringen."

Schritt Nr. 3: Streamline Trading und Rebalancing

Viele Berater handeln häufiger und besser ausbalanciert, um Kapital zu schützen und Gelegenheiten wie die steuerliche Verlustbereinigung infolge erhöhter Marktvolatilität zu nutzen. Eine Möglichkeit zur schnelleren und konsistenteren Reduzierung von Kosten und Neugewichtung ist die kostengünstige (und manchmal kostenlose) Software für das Rebalancing, um Kundenportfolios anhand von Modellportfolios automatisch neu zu verteilen. Diese Art von "Mass Customization" -Ansatz ermöglicht es Ihnen im Wesentlichen, sehr ähnliche Kunden in Ihrem Handelssystem zu gruppieren - 20 Kunden desselben Alters, die zum Beispiel die gleichen Ziele und Risikotoleranzen haben - und alle ihre Portfolios gleichzeitig und nicht gleichzeitig neu auszurichten eins nach dem anderen. Das hilft natürlich, Ihre Operationen zu skalieren, während Sie manuelle Rebalancing-Aufgaben (und Fehlerpotenziale) für ganze Segmente Ihrer Kundenbasis reduzieren oder eliminieren, zusätzlich zu kundenspezifischen Lösungen für Kunden.

Sie können das vielleicht auch erreichen die gleichen Arten von Vorteilen, die Automatisierungstools mit Kunden in einzigartigen Situationen nutzen, die keine guten Kandidaten für einen Mass Customization-Ansatz sind. Zum Beispiel kann die Einrichtung eines individuellen Portfolios, das automatisch um sehr spezifische Parameter neu gewichtet wird, Zeit und Geld sparen im Vergleich zu manuellen Prozessen. Darüber hinaus können viele dieser Tools mehrere Anlagekonten im selben Haushalt oder in der gleichen Familieneinheit prüfen, um sicherzustellen, dass eine Neuausrichtung die gesamte finanzielle Situation und die Ziele der gesamten Familie widerspiegelt.

Bei Johnson Larsen, Director of Operations, schätzt der Bei Beratern, die das Rebalancing-System des Unternehmens nutzen, wird der Zeitgewinn während des Rebalancing-Prozesses um das Drei- bis Fünffache gesteigert. Darüber hinaus wurde das Fehlerpotenzial aufgrund manueller Eingabe erheblich reduziert. "Die Reduzierung von Handelsfehlern ist für jedes Unternehmen sehr wichtig", sagt Johnson, "gerade jetzt, wenn sich jeder schnell von einer Aufgabe zur nächsten bewegt", sagt er.

Schritt Nr. 4: Gain Staff Buy -In

Die Technologie in vielen Beratungspraxen wird von den Mitarbeitern nicht ausreichend genutzt - und oft sogar ignoriert. Das verhindert, dass Unternehmen die versprochenen Vorteile der Technologie wie Skalierbarkeit und unternehmensweite Kosteneinsparungen realisieren. Wenn Ihre Mitarbeiter Ihrer Technologie gleichgültig oder sogar feindselig gegenüberstehen, müssen Sie sich einbringen. Sprechen Sie mit Ihrem Team über ihre spezifischen Workflow-Anforderungen und die "Pain Points", die bei ihrer Arbeit auftauchen, und identifizieren Sie, wie Ihre bestehende Technologie funktioniert gehen Sie auf diese Bedürfnisse ein.

Sie müssen auch sicherstellen, dass jeder, der von der vorhandenen Technologie profitieren kann, weiß, wie er sie effektiv nutzen kann. Wenn wir uns mit Beratern treffen, die von bestimmten Mitarbeitern oder Teams frustriert sind, die zum Beispiel das CRM-System des Unternehmens nicht nutzen, stellen wir oft fest, dass diese Mitarbeiter sich des anfänglichen Implementierungs- und Schulungsprozesses nicht bewusst waren (oder daran beteiligt waren)

Schritt Nr. 5: Zuweisen einer Punktperson

Sie benötigen jemanden, der für die Überwachung der Gesamteffizienz und Effektivität Ihres Unternehmens zuständig ist. Ein Eigentümer oder Partner kann natürlich eine gute Wahl für diese Rolle sein, aber auch ein angesehenes Mitglied des Senior-Teams, das die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten in der Firma versteht und Bereiche identifiziert, die von Verbesserungen der Prozesse und Technologien profitieren. Suchen Sie jemanden, der durch die Organisation gekommen ist und verschiedene Positionen in der Firma bekleidet hat. Bei LarsonAllen vergleicht Johnson die Berichte jedes Quartals mit einem Produktionszeitplan, um zu sehen, ob der Prozess auf dem richtigen Weg ist, und überprüft regelmäßig die Compliance-Verfahren und führt notwendige Änderungen durch.

Schritt Nr. 6: Kunde erhöhen Touches

Sie wissen, dass Ihre Kunden in dieser Umgebung zusätzliche Hände halten und beruhigen müssen. Beschränken Sie sich jedoch nicht auf Telefonate und persönliche Treffen, die viel Zeit in Anspruch nehmen können. Überlegen Sie, wie Sie in Massen erreichen können. Foster Group hat kürzlich einen Blog zu seiner Website hinzugefügt, zum Beispiel nachdem Kunden eine häufigere Kommunikation angefordert haben. Regelmäßige E-Mail-Updates könnten auch immer wichtiger werden, um nervöse Kunden zu erreichen und den Wert, den Sie ihnen bringen, zu stärken. Obwohl die Verwendung von E-Mail für die Kommunikation mit Kunden offensichtlich erscheint, können Sie viel Zeit und Geld einsparen, während Sie vor den Kunden bleiben. Bei Capital Advisors, Inc. in Tulsa, Oklahoma, COO, sagt Richard Lofgren, dass das Unternehmen mehr Outbound-E-Mail-Kommunikation als je zuvor aussendet und alles von aktienspezifischen Themen bis zu breiteren Marktkommentaren abdeckt.

Schritt Nr. 7: Partnerressourcen nutzen

Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen für Berater bereitstellen, bieten zunehmend eine breite Palette von Angeboten an - viele zielgerichtet zur Kostenreduzierung, Effizienzsteigerung und Umsetzung bewährter Verfahren. Zum Beispiel bieten einige Firmen tägliche Preisdaten, Rebalancing-Automatisierungstools und webbasiertes Training für verschiedene Arten von Software an. Sie können auch Benchmarking-Daten zum Technologieeinsatz und White Papers zu Best Practices für Technologie bereitstellen. Capital Advisors, Inc., zum Beispiel, verwendet eine Technologie "Scorecard" von Charles Schwab, die das Unternehmen hilft, den Einsatz von Technologie und automatisierten Prozessen zu bewerten. Mithilfe der Scorecard konnten Lofgren und seine Mitarbeiter schnell erkennen, welche zusätzlichen zeit- und kostensparenden Schritte möglich sind, z. B. mehr neue Online-Konten eröffnen, die Anzahl der Online-Transaktionsanfragen erhöhen und E-Statements besser nutzen. "Wir haben gesehen, wo unsere Tech-Nutzung niedriger war als wir wollten, und alle begannen nach Möglichkeiten zu suchen, die Zahlen zu erhöhen."

Schritt Nr. 8: Netzwerk mit Peers

Chancen gibt es viele Firmen die ähnliche Herausforderungen erfahren und gelöst haben. Aus diesem Grund tauschen sich viele Berater über formelle oder informelle Gruppen aus, die sich regelmäßig treffen. Fragen Sie einfach Ihre Kollegen nach ihren Perspektiven und Lösungen, um neue, bessere Möglichkeiten zu finden, Kunden zu bedienen und Ihre Praxis zu verwalten. Larson Allens Johnson sagt, dass das Unternehmen auf der Grundlage von Informationen aus einer Branchenkonferenz und unter Berufung auf einige der Berater, die bei ihm referierten, wichtige effizienzbasierte Verbesserungen an seinem Portfolio-Buchführungssystem und dem neuen Kontoerstellungsprozess vorgenommen hat. "Informationen zu teilen und zu hören, was andere Unternehmen tun, hat dazu beigetragen, dass einige unserer täglichen Prozesse automatisierter und effizienter werden", fügt er hinzu.

Es steht außer Frage, dass Technologie einer Ihrer wichtigsten Verbündeten sein kann. ein hohes Maß an Kundenservice aufrecht erhalten, die steigenden Anforderungen der Kunden erfüllen und Chancen auf Wachstum nutzen, selbst auf dem aktuellen Markt.

Die gute Nachricht ist, dass Sie jetzt viel davon erreichen können, indem Sie sicherstellen, dass Sie es verwenden Ihre aktuelle Technologie so effektiv wie möglich. Wie oben gezeigt, kann dies bedeuten, dass alle Funktionen und Funktionen verwendet werden, die eine bestimmte Hardware oder Software bietet. Aber es kann auch bedeuten, dass Sie überdenken, wie Sie bestimmte Aufgaben erledigen, Ihr Humankapital verwalten und motivieren und das Wissen anderer nutzen, um optimale Lösungen zu finden. Der Schlüssel besteht darin, kreativ über alle Möglichkeiten nachzudenken, wie Sie die maximalen Vorteile Ihrer aktuellen Systeme erzielen können, um Ihre dringlichsten Geschäftsziele zu erreichen.


Adam Moseley und Wade Spencer leiten den unabhängigen Anlageberater Technologieberatungsteams für Charles Schwab Advisor Services, die mehr als 6.000 unabhängige Anlageberatungsunternehmen mit Depot-, Betriebs- und Handelsdienstleistungen unterstützen. Sie sind erreichbar unter adam.moseley@schwab.com und wade.spencer@schwab.com .Laden Sie mehr

Vorheriger Artikel

Republikaner werden hart mit SEC über Benutzergebühren

Republikaner werden hart mit SEC über Benutzergebühren

Reps. Hensarling und Garrett behaupten, Benutzergebühren würden den Beratern "erhebliche" Kosten auferlegen. (Foto: Foto: Susan Walsh / AP / Corbis) Die Industrie-Handelsgruppen sind nach wie vor entschlossen, mehr Geldgeber für eine zweiteilige Gebührenordnung zu gewinnen, trotz der jüngsten Richtlinie der obersten GOP-Abgeordneten zur SEC-Vorsitzenden Mary Jo White Stattdessen sollten die Ressourcen neu verteilt werden, um die Anzahl der Beraterprüfungen "sofort" zu erhöhen....

Nächster Artikel

Die Mission einer CFP: Klienten erziehen und befähigen

Die Mission einer CFP: Klienten erziehen und befähigen

Aufgewachsen mit fünf wilden ältere Brüder und fünf verspielte Schwestern sind der Grund, warum Cheryl Young in der Kampfkunst brilliert. Sie ist auf dem besten Weg zu einem schwarzen Gürtel in Tae Kwon Do und ist ein Dynamitkickboxer. "Meine langen Beine geben mir eine große Reichweite", sagt Young, der 5 Fuß 11 Zoll groß ist und Siebter ist Brut von 11....

Senden Sie Ihren Kommentar