Wie wichtig sind Sie für die Sicherung Ihrer Daten? | Praxis-management | 2018

Wie wichtig sind Sie für die Sicherung Ihrer Daten?

Berater Heute haben Sie Zugriff auf mehr Kundendaten als je zuvor. Dies umfasst Sozialversicherungsnummern, mehrere Adressen von Aufzeichnungen, Empfängerinformationen, Gehalt, Beschäftigungsdaten, Details zum Nettovermögen und Steuererklärungen. In jüngster Zeit haben Bundesstaaten und Bundesbehörden neue Gesetze und Verordnungen erlassen, die regeln, wie personenbezogene Daten gehandhabt werden müssen. Wie gut Sie die wertvollen Daten Ihrer Kunden schützen, kann entweder ein Verkaufsargument oder ein Problempunkt für Ihr Unternehmen sein.

Vielleicht ist das Gerät, auf dem die meisten vertraulichen Finanzinformationen Ihrer Kunden gespeichert sind, ein Server in Ihrem Büro. Grundlegende Sicherheitsrichtlinien sollten Sie dazu bringen, den Server in einem separaten Raum unterzubringen und ihn in einem gesperrten Servergehäuse zu schützen. Außerdem sollten die Daten auf dem Server verschlüsselt sein. Viele Unternehmen nutzen die Funktionen von Windows Server 2008 R2 zum Verschlüsseln von Daten. Es ist kein schwieriger Prozess, aber ich empfehle, dass Sie mit Ihrem IT-Berater zusammenarbeiten. Der schwierigste Teil dieser Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter nach der Verschlüsselung ihres Servers immer noch auf dieselben Dateien zugreifen können. Ein weiterer wichtiger Faktor zum Verständnis ist, dass bei jedem Neustart des Servers der Verschlüsselungscode (eine eindeutige PIN) eingegeben werden muss, um die Daten auf dem Server zu entsperren. So bietet die Verschlüsselung zusätzliche Sicherheit in dem unglücklichen Fall, dass Ihr Server gestohlen wird.

Sie sollten auch in Betracht ziehen, vertrauliche Daten zu verschlüsseln, die auf den von Ihrem Unternehmen verwendeten Computern gespeichert sind. Beachten Sie, dass durch die Verschlüsselung von Daten auf Ihrem Server auch auf Desktop- oder Laptop-Computern gespeicherte Daten nicht verschlüsselt werden, auch wenn sie möglicherweise mit dem Server verbunden sind. Die beste Vorgehensweise besteht darin, keine vertraulichen Informationen auf Desktops, Laptops oder mobilen Geräten zu speichern, insbesondere wenn man bedenkt, wie einfach es ist, dass diese Geräte gestohlen werden. Wenn dies jedoch unvermeidbar ist, bietet die Windows 7 Ultimate-Version Verschlüsselungsfunktionen.

Es gibt Unternehmen, die ihre Technologie-Infrastruktur und Datenspeicher an Firmen wie Barracuda, Egnyte oder Evault auslagern. Im Wesentlichen werden vertrauliche Daten auf Servern der ausgelagerten Unternehmen gespeichert. Diese Outsourcing-Datenunternehmen implementieren hochentwickelte Sicherheitssysteme und -richtlinien, um die Daten, die sie für ihre Kunden verwalten, zu schützen. Vergessen Sie jedoch nicht, regelmäßig (vielleicht jährlich) zu dokumentieren, dass sie weiterhin ihren Verpflichtungen nachkommen und keine Datenverletzungen begangen haben. Erwägen Sie, eine einfache E-Mail an den Anbieter zu senden, in der diese Fragen gestellt werden, und dokumentieren Sie dann die Antwort.

Es ist bekannt, dass E-Mails nicht sicher sind. Daher ist es wichtig, vertrauliche Informationen und angehängte Dokumente, die per E-Mail übermittelt werden, mit einer Art von Sicherheit zu schützen, z. B. mit einem Kennwortschutz. Diese Vorgehensweise gilt auch für alle Dienste, die E-Mail verwenden, um Informationen an Ihr Unternehmen zu übermitteln. Wenn Sie beispielsweise einen ausgelagerten Dienst verwenden, um gefaxte Dokumente per E-Mail zu empfangen, sollte auch der Faxdienst über Sicherheit verfügen.

Es ist etwas ironisch, dass viele Firmen eine Menge Geld und Zeit investieren, um ihre Kunden zu schützen. vertrauliche Finanzdaten elektronisch gespeichert, dann die Papierdokumente mit den gleichen Informationen vergessen. Verfügt Ihr Unternehmen über eine Richtlinie, um vertrauliche Finanzdokumente zu sperren, oder bleiben sie auf einem Schreibtisch oder Tisch liegen? Wer hat außerhalb der Geschäftszeiten Zutritt zu Ihrem Büro? Es ist eine einfache Idee und es erfordert wenig Aufwand, diese Dokumente zu sperren, damit sie für neugierige Augen nicht leicht zugänglich sind.

Um die vertraulichen Finanzdaten Ihrer Kunden zu schützen, sind sowohl leistungsfähige Systeme als auch klare Verfahren erforderlich. Bei der Erfüllung dieser Aufgabe kann Ihre Firma sowohl interne als auch externe Lösungen verwenden. Der Schutz dieser Informationen ist jedoch eine Verantwortung, die in Ihrem gesamten Unternehmen geteilt werden sollte. Vom Praktikanten bis zum Firmengründer sollte jeder für den Schutz dieser wertvollen Informationen verantwortlich sein.

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