Experten-Ecke: Selbstzufriedenheit, Risiko und SEC | Praxis-management | 2018

Experten-Ecke: Selbstzufriedenheit, Risiko und SEC

Alle Zu oft werden Berater in Bezug auf Compliance-Angelegenheiten selbstzufrieden, aber alle registrierten Anlageberater müssen weiterhin anerkennen, dass Compliance ein fortlaufender Prozess ist, der die Überprüfung / Aktualisierung / Änderung von Zulassungsanträgen, Offenlegungen und Verfahren erfordert. Gesetze und Regeln, die für Ihre Praxis und Ihre Vertreter gelten, können sich ändern. Vereinbarungen und Offenlegungserklärungen können aufgrund von Änderungen im regulatorischen oder staatlichen Recht oder Änderungen Ihrer Geschäftsaktivitäten überprüft und aktualisiert werden müssen. Vorhandene restriktive Covenant-Vereinbarungen spiegeln möglicherweise keine Änderungen des Landesrechts mehr wider. Richtlinien und Verfahren müssen ebenfalls überprüft und überarbeitet werden, wenn gesetzliche Änderungen und Änderungen in Ihrem Geschäftsbetrieb dies erfordern. Dokumente und Offenlegungen, die bei der erstmaligen Registrierung oder vor einigen Jahren angemessen oder ausreichend gewesen sein könnten, sind möglicherweise nicht mehr adäquat oder entsprechen nicht mehr.

Der Umfang der SEC-Prüfungsfragen wird immer komplexer. Für SEC-registrierte Anlageberater wird die Häufigkeit von Compliance-Prüfungen größtenteils durch die Wahrnehmung des Compliance-Risikoprofils der Berater durch die Kommission bestimmt. Die Prüfer werden die Prüfungen auf Themen konzentrieren, die die größte potenzielle Bedrohung für Investoren darstellen, und die entsprechende Häufigkeit der Prüfungen wird auf dem Umfang der Tätigkeiten des Beraters und den Ergebnissen früherer Prüfungen basieren. Daher ist eine angemessene Vorbereitung auf eine Prüfung von entscheidender Bedeutung.

Um gut vorbereitet zu sein, sollte das Unternehmen sowohl mit dem Prüfungsprozess als auch mit den Fragen, die während der Prüfung angesprochen werden, vertraut sein. Alle Unternehmen sollten in Erwägung ziehen, einen kompetenten Compliance-Experten zu beauftragen, um ihn auf eine behördliche Prüfung vorzubereiten. Auf diese Weise sollten Berater besser in der Lage sein, aktuelle Mängel anzugehen und zu korrigieren, bestehende Verfahren zu verbessern und vor allem solche Probleme zu erkennen und zu vermeiden, die möglicherweise nachteilige Vorschriften oder Durchsetzungsangelegenheiten zur Folge haben könnten. Darüber hinaus sollte das Unternehmen ein besseres Verständnis darüber erlangen, welche Compliance-bezogenen Aufgaben auf seine Geschäftstätigkeiten anwendbar sind und welche nicht - wodurch jegliche Mythen zerstreut werden, jegliche Verwirrung beseitigt und unnötige Anstrengungen vermieden werden. Als Ergebnis der Überprüfung sollte das Unternehmen im Hinblick auf seine Compliance-Bemühungen selbstbewusster und effizienter werden.

Die Vorteile des Privilegs

Bitte beachten Sie, dass verbale Mitteilungen und schriftliche Berichte von und zu Rechtsbeistand "privilegiert" sind und unterliegt daher während eines Regelungsverfahrens, einschließlich einer Prüfung der Einhaltung der Vorschriften, keinem Umsatz, keiner Veröffentlichung oder Produktion. Korrespondenz (einschließlich E-Mail), Ergebnisse von Compliance-Überprüfungen / Scheinprüfungen und mündliche Kommunikation zwischen einem Beratungsunternehmen und einem Anbieter von Nicht-Anwaltskanzleien sind nicht privilegiert und unterliegen Umsatz, Offenlegung oder Produktion während einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften. eine Klageschrift oder ein Schiedsverfahren und ein Verfahren zur Durchsetzung der Aufsichtsbehörden.

Wenn also eine RIA von einem Anbieter von Anwaltskanzleien substanzielle Unterstützung in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften erhält, sollte sie entsprechend geführt werden. Wenn das Unternehmen einen Anbieter von Nicht-Anwaltskanzleien beauftragt, eine Compliance-Überprüfung durchzuführen, vermeiden Sie in diesem Zusammenhang die Abgabe eines schriftlichen Berichts des Anbieters an das Unternehmen, in dem auf Compliance-bezogene Mängel eingegangen wird. Ich war niemals ein Befürworter eines solchen Prozesses. Es ist vielmehr meine Erfahrung in den letzten 20 Jahren, dass der beste Weg, ein Unternehmen auf eine Prüfung vorzubereiten, darin besteht, jedes einzelne Prüfungsthema mit dem Chief Compliance Officer zu besprechen. Nach Abschluss dieses interaktiven Prozesses (in der Regel einen ganzen Tag lang) wird der CCO besser vorbereitet sein, um eine behördliche Prüfung erfolgreich abzulegen (oder die Geschäftsleitung in Abwesenheit des CCO; siehe Kasten). Darüber hinaus werden als Ergebnis eines solchen Dialogs über die Tätigkeiten und Prozesse des Unternehmens Probleme aufgeworfen und gelöst, die andernfalls nicht behandelt worden wären.

Wie jede RIA, die kürzlich eine SEC-Prüfung durchgeführt hat, bestätigen kann, verfolgt die neueste Dokumentanforderungsliste der SEC nach wie vor einen "One-Size-Fits-None" -Ansatz, da sie die Produktion vieler Artikel erfordert, die für die meisten Anlageberater nicht oder nicht anwendbar sind. Der Prozess verwirrt die Berater weiterhin darüber, was von Compliance und operativem Standpunkt verlangt wird und was nicht, im Gegensatz zu dem, was von den Prüfern als "best practice" empfohlen oder vertreten wird. (Das ist ein Begriff, der sich schon immer störte) Was ist eine "Best Practice" überhaupt? Es ist sicherlich keine Regel oder Regulatory Requirement. Leider zu oft Prüfer sie als "Anforderungen" oder Berater als solche. Was kann eine "Best Practice" für eine sein Das Unternehmen ist möglicherweise keine Best Practice für ein anderes oder hat überhaupt keine Relevanz für die Praxis eines anderen Unternehmens.)

Einige der Prüfungsfragen, die RIAs am meisten verwirren und weiterhin verwirren werden, beinhalten Fragen zum "Risikomanagementprozess". "Die meisten Anlageberater neigen dazu, über Risiken in Bezug auf Investitionen und Portfolio-Management nachzudenken. Die SEC verlangt jedoch auch, dass die Berater das Risiko im Hinblick auf operationelle Risiken und Compliance-Risiken bewerten. In der letzten SEC-Prüfung finden wir mehrere Fragen (von denen viele sich wiederholend, verwirrend oder nur unklar in Bezug auf ihre Bedeutung erscheinen) im Zusammenhang mit Risikobewertung, Risikokartierung, Risikotests usw. Die Widerlegung dieser Art von Risiken Die Fragen lauten: "Was sind diese Übungen?" und "Wo ist die Regel, die solche Übungen erfordert?" und "Woher kommt die Anleitung, was sie beinhalten sollen?". Diese risikobezogenen Übungen sind jedoch nicht unbedingt erforderlich Nach dem Advisers Act sind RIAs gut beraten, "angemessene" Anstrengungen zu unternehmen, um der Kommission nachzuweisen, dass sie die mit ihrer Geschäftstätigkeit verbundenen Risiken ermittelt und bewertet hat (und dies auch weiterhin tun wird). Auf diese Weise wird sich die RIA in eine lohnende Übung begeben, die sie besser darauf vorbereiten wird, eine regulatorische Prüfung erfolgreich abzuschließen.

Eine jährliche Risikobewertung

Wir empfehlen RIAs, eine jährliche Risikobewertung als Teil ihres jährlichen CCO durchzuführen Überprüfung, die trotz der zuvor erwähnten sich wiederholenden und verwirrenden risikobezogenen Fragen bei der letzten SEC-Prüfung die einzige formelle Einhaltung und betriebliche Überprüfung darstellt, die gemäß dem Beratergesetz erforderlich ist. Wir gehen diese Risikobewertungsangelegenheiten (sowie die jährliche CCO-Überprüfung) im Allgemeinen an, wenn wir Scheinprüfungen durchführen. Das größte positive Ergebnis einer solchen Maßnahme für die meisten Unternehmen ist, dass das Unternehmen, wenn es ordnungsgemäß durchgeführt wird, der Kommission kurz und bündig nachweisen kann, dass die Mehrzahl der in der Prüfungsliste aufgeführten Punkte nicht für die Beratungsdienste des Unternehmens gilt Diese potenziellen "Interessenkonflikte", die typischerweise (aber bei ordnungsgemäßer Behandlung, Überwachung und Offenlegung nicht erforderlich sind) führen dazu, dass die Kommission das Unternehmen auf ein höheres Risikoniveau stellt (dh Verkauf von Provisionsprodukten, Soft-Dollar-Vereinbarungen, Performance-Fee-Vereinbarungen, verbundene private Investmentfonds, gelenkte Brokerage-Vereinbarungen, angegliederte Broker-Vereinbarungen, Sorgerechtsfragen, Empfehlungsprovisionsvereinbarungen usw.).

Leider hat die SEC noch keine substantielle Anleitung dazu gegeben, was ein jährliches CCO Review sollte aussehen (es hat jedoch die Prüfer nicht davon abgehalten, Enttäuschung über die Angemessenheit solcher jährlichen Reviews während der Prüfungen zu erregen) . Bitte beachten Sie, dass gemäß den Anforderungen von Regel 206 (4) -7 jedes Beratungsunternehmen eine jährliche Überprüfung seiner Compliance-Richtlinien und -Verfahren durchführen muss. Der Zweck der Überprüfung besteht darin, die Angemessenheit der Compliance-bezogenen Bemühungen und Prozesse des Unternehmens sowie das Ausmaß zu ermitteln, in dem Änderungen erforderlich sind. Die Überprüfung sollte vom Chief Compliance Officer durchgeführt werden und sich unter anderem mit dem Ausmaß befassen, in dem eine solche Überprüfung Änderungen oder Änderungen des Formulars ADV, der schriftlichen Offenlegungserklärung, der beratenden Vereinbarungen, der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens zur Folge hatte , Best-Execution-Analyse, Datenschutz und Vertraulichkeit von Kundeninformationen und Business Continuity Plan.

Obwohl Selbstzufriedenheit für viele Anlageberater die Achillesferse ist, muss es nicht sein. Eine gute Einhaltung muss nicht verwirrend sein und nicht übermäßig zeitintensiv sein. Es erfordert lediglich die Aufmerksamkeit einer klugen Person, die versteht, was im Hinblick auf die Beratungstätigkeit des Unternehmens erforderlich ist und was nicht. Wie oben erwähnt, ist Compliance ein fortlaufender Prozess. Wenn Sie Ihre Ressourcen mit Bedacht anlegen, um für Ihr Unternehmen geeignete Compliance-Verfahren zu entwickeln und umzusetzen (eine Größe passt nicht für alle), einschließlich einer angemessenen Vorbereitung auf den Prozess der aufsichtsrechtlichen Prüfung, zahlen Sie sich in Zukunft aus. Es liegt an Ihnen.


Thomas D. Giachetti ist Vorsitzender der Securities Practice Group von Stark & ​​Stark, einer Anwaltskanzlei mit Büros in Princeton, New York und Philadelphia, die Anlageberater, Finanzplaner und Broker vertritt / Händler, CPA-Firmen, registrierte Repräsentanten und Investmentgesellschaften, und ein regelmäßiger Beitrag zum Anlageberater. Er ist erreichbar unter tgiachetti@stark-stark.com .Laden Sie mehr

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