5 Wege, um Ihre Praxis effektiver zu machen | Andere | 2018

5 Wege, um Ihre Praxis effektiver zu machen

Harry Campbell / © theispot.com

Kürzlich haben wir einen großen Meilenstein erreicht: Wir werden für die nächsten 12 Monate profitabel sein, auch wenn wir keinen einzigen neuen Kunden gewinnen! Woo-hoo! Eines meiner ursprünglichen Ziele für die Praxis war es, 90% unserer neuen Kunden von Empfehlungen zu überzeugen. Aufgrund der "A" -Kunden, die uns in diesem Jahr engagiert haben, erreichen wir auch dieses Ziel.

Als ich über diese Meilensteine ​​nachdachte, kam mir der Gedanke: Wie konnten wir diese Ziele in nur vier erreichen? kurze Jahre?

Zweifellos ist unser größter Schlüssel zum Erfolg, dass wir es wie ein Geschäft behandeln.

Viele Berater, die Schwierigkeiten haben, ihre Ziele zu erreichen, halten ihre Arbeit für "eine Praxis" oder sind Verkäufer mit Helfern. Für uns ist es ein Geschäft, schlicht und einfach. Ja, es ist ein Geschäft, das sich darauf konzentriert, jeden Tag das Leben zu verändern, aber wir konzentrieren uns immer darauf, es effizienter und effektiver zu machen.

Hier sind einige der Wege, die wir in den letzten Jahren angepasst haben es ist effizienter und effektiver.

1. Wir haben einen detaillierten, definierten "Onboarding-Prozess" für neue Kunden. Einige Berater würden dies einen "Verkaufsprozess" nennen, aber wie ich in früheren Artikeln diskutiert habe, denke ich nicht daran, was wir als "Verkauf" tun "Für mich ist es ein beratendes Geschäft, das die finanziellen Probleme unserer Kunden löst."

Ich hatte nicht den Mut, die Schritte in unserer Praxis zu zählen, aber wir haben sie einmal für einen Beratungskunden und die Nummer für sein Geschäft gezählt war eine atemberaubende 1.200 Schritte pro Kunde! Unser Geschäft ist noch komplexer als das seine, so dass es mich nicht überraschen würde, wenn wir über dieser Zahl wären.

Daher suchen wir ständig nach Möglichkeiten, diesen Prozess für unsere Kundenservicemanager (CSMs) effizienter und rationalisierter zu machen ) da der Großteil der Vorbereitung auf ihre Schultern fällt. Ich bin bereit, jeden Aspekt des Prozesses zu ändern oder sogar zu löschen, solange die Ergebnisse gleich sind. Weit über 90% unserer Kunden werden unseren Empfehlungen folgen. Daher können Änderungen an unserem Prozess die Endergebnisse nicht gefährden.

2. Wir haben eine standardisierte Lückenanalyse implementiert. Ursprünglich haben wir für jeden Kunden eine individuelle Lückenanalyse durchgeführt. Ja, es war sehr beeindruckend, aber es hat auch mehr Zeit für den CSM gebraucht - es könnte leicht eine Stunde dauern, bis ein neuer CSM an einem komplexeren Fall arbeitet, nur um diese eine Aufgabe zu erledigen. Heute verwenden wir eine standardisierte Checkliste für jeden Kunden und speichern nur die angepasste Lückenanalyse für die komplexesten Fälle.

3. Ich habe mich mehr darauf geeinigt, wie ich mein Diktat gemacht habe. Ursprünglich waren alle meine Diktate im echten Virginia-Woolf-Stil ein Bewusstseinsstrom. Es war nicht ungewöhnlich für mich, dass ein Dutzend oder mehr "to dos" für den CSM aufgelistet wurden, aber sie mussten sorgfältig durch mein unorganisiertes Diktat suchen, um sie zu finden. Ich bemerkte, dass es nicht ungewöhnlich war, dass ein CSM 60% oder mehr der zugewiesenen Aufgaben vermisste, was mich für das nächste Meeting im Stich ließ.

Ein großartiger CSM schlug vor, dass ich eine Vorlage verwende, um mein Diktat zu organisieren. Es deckt alle Bereiche der Praxis ab und umfasst Dinge wie Hausaufgaben, die der Klient zu tun hat, und dann Erinnerungen an Dinge, die ich in der nächsten Besprechung abdecken muss. Jetzt können alle Aufgaben in einem Format aufgelistet werden, dem der CSM folgen kann. Das hat uns alle Zeit gespart und den zusätzlichen Vorteil gehabt, mir Zeit zu sparen, mich auf das nächste Meeting vorzubereiten. Es hält uns auch organisiert, so dass nichts durch die Risse fällt.

4. Wir führen eine eingeschränkte Überprüfung der Unternehmensleistungen durch. Wir haben einige Jahre lang eine detaillierte Überprüfung der Sozialleistungen des Kunden durchgeführt, da die meisten Kunden keine Ahnung hatten, was sie hatten und ob es eine Lücke in ihrer Berichterstattung bei der Arbeit gab

Nehmen Sie das Beispiel der Berufsunfähigkeitsversicherung. Tatsächlich reichten die wenigen Details auf der Mitarbeiterwebsite nicht aus, um ihre vom Arbeitgeber bezahlten Richtlinien wirklich zu verstehen. Ein Schlüsselelement fehlender Informationen war die Deaktivierung der Gruppenrichtlinie und die Dauer der Abdeckung. Wir würden uns also an ihren HR-Manager wenden, um die fehlenden Details über die Richtlinie zu erhalten. Dann würden wir ein Dokument erstellen, das den Kunden zeigte, ob sie Lücken in ihrer Berichterstattung hatten. Dies könnte leicht eine Stunde oder mehr der Zeit des CSM verschlingen, da die HR-Abteilungen notorisch langsam zu uns zurückkehrten und CSM viel Zeit verschwenden musste, um weiterhin mit Personalverantwortlichen in Kontakt zu kommen, die häufig völlig unempfänglich waren.

Eines Tages fiel mir auf (duh!), Wer kümmert sich um ihre Arbeitgeber-DI-Politik? Mit diesen Richtlinien können wir nichts anfangen. Wir können sie nicht ändern, und wir können sie nicht ablehnen. Wir mussten wirklich nicht alle Details wissen, weil wir nichts tun können, um sie für unsere Kunden zu verbessern. (Ja, ich kann langsam auf die Aufnahme sein). Die Beseitigung dieser Forschung spart Zeit und hat keinen Einfluss auf das Ergebnis unseres Prozesses. Jetzt verwenden wir nur die grundlegendsten Informationen von der Website des Kunden-Arbeitgebers und verwenden diese Informationen, die wir kennen, wenn sie eine Versorgungslücke haben. Wenn dies der Fall ist, empfehlen wir eine zusätzliche Richtlinie.

5. Wir haben unnötige Berichte eliminiert. Ein anderes Dokument, das wir in unserem Prozess erstellt haben, ist das sogenannte "Asset Grid". Es listet alle aktuellen Investitionen der Kunden auf und was unsere Empfehlungen sind. Jedes Konto wird mit Empfehlungen adressiert, um sie zu halten, die Investitionen zu modifizieren oder sie an unser Management zu übertragen. Sobald wir mit der Einarbeitung von Kunden begonnen haben, wird auch der Status ihrer Rollovers für unser Management angezeigt.

Dies kann bei einem CSM eine Stunde oder länger dauern, um diesen Bericht vorzubereiten, insbesondere für Kunden mit vielen verschiedenen Konten. Es ist noch mehr Arbeit, wenn der Kunde über alte Rentenkonten verfügt, die bei unserer Depotbank auf eine neue IRA aufgerollt werden müssen. Wir bereiteten diese für jedes Meeting vor, sogar für Kunden, die den Onboarding-Prozess abgeschlossen hatten, und wir überprüften gerade ihre Kontostände und ihre Leistung.

Habe ich erwähnt, dass ich langsam auf die Aufnahme bin? Ich bin mir sicher, dass Sie sehen können, dass es eine Weile gedauert hat, bis ich bemerkt habe: Sobald der Kunde mit dem Einsteigen fertig war und wir alle seine Konten unter unserer Leitung hatten, war dieser Bericht nicht nötig. Dies war ein weiterer Teil unseres Prozesses, der nichts zum Endergebnis beitrug, also war ich mehr als glücklich, es zu eliminieren und unsere CSMs mehr Zeit zu sparen.

Also ein paar Dinge, über die Sie nachdenken sollten. Erster Schritt: Sie benötigen einen Prozess. Top-Berater machen keine Einzelfälle. Zweiter Schritt: Sobald Sie einen für Sie passenden Prozess gefunden haben, können Sie ihn verfeinern. Beseitigen Sie alles, was die gewünschten Ergebnisse nicht verbessert.

Nächster Artikel: Die Dinge, die wir dem Prozess hinzugefügt haben, um die Ergebnisse zu verbessern.

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