5 Große Vermietungsfehler, die wir gemacht haben und wie wir sie vermeiden können | Praxis-management | 2018

5 Große Vermietungsfehler, die wir gemacht haben und wie wir sie vermeiden können

© Frazer Hudson / Ikon Images / Corbis

Zur Drei-Jahres-Marke habe ich mir angeschaut, wie viele Zielkunden wir übernommen haben: über 230! Das sind die guten Nachrichten.

Natürlich kommt kein Berater ohne Hilfe auf diese Ebene - viel Hilfe. In den letzten drei Jahren haben wir das Dream-Team (ich atme jetzt tief durch) einen General Manager / COO, drei Client Service Manager, einen Paraplaner, einen Case Manager, einen Teilzeit-Buchhalter, und drei bis fünf Teilzeit-Praktikanten und Admin-Hilfe.

Ganz zu schweigen von meinem Lieblings-Geschäftspartner, meinem Mann Peter, der auch hilft, das Team zu coachen und zu leiten. Sobald Sie mich hinzufügen, können Sie sehen, dass uns schnell die Büroräume ausgehen.

Ja, es ist eine Menge zu verwalten und ich könnte es nicht ohne Josh, unseren COO, schaffen. Peter bemerkte, dass unser derzeitiges Team sogar besser ist als die, die wir bisher bei der Unterstützung von $ 8 Millionen Beratern gesehen haben.

Was sind die schlechten Nachrichten? Bei der Einstellung von Teammitgliedern haben wir einige kostspielige Fehler gemacht.

Das hätte mich nicht überraschen sollen, denn Peter und ich gehen in ein Beraterbüro mit mehreren Millionen Dollar und machen eine Lückenanalyse und einen Geschäftsplan für Sie beginnen den Prozess immer am Abend zuvor mit einem privaten Abendessen für den Besitzer. Wir nutzen diese Zeit, um Dinge zu diskutieren, die sie nicht vor Mitarbeitern überprüfen wollen.

Fast immer ist das größte Problem eines Multimillionen-Dollar-Beraters ein Angestellter. Normalerweise ist es jemand, der ihnen große Probleme bereitet, aber sie haben das Gefühl, dass sie aus dem einen oder anderen Grund nicht schießen können. Sie können sie nicht feuern, weil sie die einzige Serie 24 im Büro sind, oder sie sind mit der Familie verwandt, oder vielleicht ist es ihre eigene Tochter, die ein Cola-Süchtiger ist. Ja, wir haben alles gesehen.

Unter Berücksichtigung dieser Probleme konnten wir die meisten Probleme vermeiden, mit denen andere Berater konfrontiert waren, aber wir fanden einige von unseren eigenen:

1. Den Sohn eines unserer besten Freunde anwerben

Als wir Larry einstellten (natürlich nicht seinen richtigen Namen!), War mir klar, dass es Probleme mit seiner Mutter, Colleen, einem unserer engsten Freunde, geben könnte. Ich hatte den gesunden Verstand, ihr zu sagen, wenn Larry seinen Job nicht machen würde, würde sie nie von mir hören. Ich habe Larry auch gesagt, dass ich nicht vorhabe, seiner Mutter etwas über ihn zu berichten.

So weit, so gut. Leider war Larry faul, ein Lügner und verbrachte eine gute Zeit damit, im Internet zu surfen, wenn er nicht auf eBay oder Facebook war. Aufgrund der engen Familienbande brauchte ich fast ein Jahr, um Peter davon zu überzeugen, dass wir ihn entlassen mussten. Gerade als ich Larry beenden will, gibt er auf! Woo-hoo!

Meine Lektion gelernt: Seien Sie langsam zu mieten und schnell zu schießen. Ich glaube nicht, dass wir jemals einen Mitarbeiter hatten, der in den ersten 60 Tagen nicht gut ausging, sein Arbeitsprodukt umdrehte und einen großartigen Mitarbeiter stellte. Wenn sie Ihre Erwartungen nicht früh genug erfüllen, werden sie höchstwahrscheinlich niemals Ihre Erwartungen erfüllen. Also ist eine schnelle Trennung der Wege besser als langwierige Qual.

Nun muss ich gestehen, dass einer der besten Teammitglieder, den wir je hervorbrachten, Josh war, der auch der Sohn einiger guter Freunde ist - also ist diese Regel nicht unfehlbar.

2. Einstellung eines Mitarbeiters, der das College noch nicht abgeschlossen hat

Seit 2008 haben wir eine Reihe von Verwaltungsmitarbeitern in diesem Geschäft und in unseren anderen Geschäftsbereichen eingestellt. Ich fand schnell, dass der Stundensatz viel billiger war, wenn der Kandidat das College nicht beendet hatte. Leider, fand ich später heraus, gab es einen Grund, warum sie nicht aufs College gingen. Die College-Erfahrung besteht nicht nur aus kognitiven Fähigkeiten; Es geht auch darum, mit einem Team zusammenzuarbeiten, um ein Projekt zu machen, analytische Fähigkeiten zu erlernen und Berichte zu schreiben.

Meine gelernte Lektion: Wenn Sie unseren Concierge-Service anbieten, wird das Geschäft sehr komplex. Sie müssen kein Genie sein, um hier zu arbeiten, aber es ist wichtig zu zeigen, dass Sie die Hartnäckigkeit und Intelligenz haben, um das College zu beenden. Das lässt mich wissen, dass sie das Zeug haben, Kunden in einer komplexen Branche zu bedienen.

Heute geben wir jeden Kandidaten weiter, der das College nicht mit mindestens einem B-Durchschnitt abgeschlossen hat.

3. Einstellung eines Mitarbeiters mit psychischen / emotionalen Problemen

Natürlich haben wir alle Gepäck. Ich habe meinen Anteil und es ist mir ein Anliegen, Mitarbeitern bei "Problemen" zu helfen.

Das wurde wirklich offensichtlich, als wir Denise einstellten, eine 40-jährige alleinerziehende Mutter, die gerade As hatte (klingt bis jetzt gut). Das eigentliche Problem wurden die ständigen emotionalen Kernschmelzen, das Weinen im Büro und der erhebliche Gewichtsverlust. Irgendwann sagte sie mir, sie habe ein Problem mit Depressionen und habe ihre Medikamente abgesetzt. Ich begann mich zu fragen, ob sie magersüchtig war.

Die Männer im Büro beschwerten sich, dass sie nicht wüssten, wie sie mit einer Frau umgehen sollten, die weinte. Das ist schließlich Minnesota und wir saugen es hier auf! Ich denke, wir hätten durchmachen können, dass sie im Büro viel politisches Kapital durchbrannte, wenn ihr Arbeitsergebnis genau und pünktlich gewesen wäre.

Ich hatte wirklich Angst, was ich mit ihr machen sollte, als ich es war Noch einmal gerettet von meinen eigenen Fehlern. Sie heiratet und zieht weg.

Lektion gelernt: Ich wünsche mir, dass wir Mitarbeiter vor der Einstellung ihrer Medikamente fragen könnten. Ich denke, dass Arbeitsrechtsanwälte darüber die Stirn runzeln würden. Wir versuchen also, diese Fragen im Interviewprozess zu lösen. Wir stellen jetzt mehr Fragen über ihre frühere Beschäftigung - was sie mochten und was nicht -, um mehr Einblick in ihre Persönlichkeit und ihr Gepäck zu bekommen.

4. Keine regelmäßigen, dokumentierten Leistungsbeurteilungen durchführen

Ja, ich weiß, dass dies von entscheidender Bedeutung ist, aber wir waren so beschäftigt mit der Kundenarbeit, dass einige der Grundlagen durch die Risse fielen. Dies wurde zu einem Problem, als wir Jim, einen afroamerikanischen Veteranen, einstellten. Offensichtlich möchte ich alle Veteranen unterstützen, aber es wurde offensichtlich, dass auch er seinen Tag damit verbrachte, im Internet zu surfen und mit seiner Freundin auf seiner Zelle zu sprechen, als er unseren COO nicht zurückbiss.

Es kann schwierig sein einen Mitarbeiter, der sich in einer geschützten Klasse befindet, ohne entsprechende Dokumentation zu entlassen. Leider hatten wir nichts. Viele verbale Rückmeldungen, wie man einen besseren Job machen kann, aber nichts, was einem Anspruch auf Arbeitslosenunterstützung standhalten würde.

Lektion gelernt: Verbale Feedbacks müssen in einer privaten, schriftlichen Datei dokumentiert werden, und unsere vierteljährlichen Leistungsberichte müssen auch sein schriftlich.

5. Ich habe kein Ohr darüber, was mit dem Team los ist.

Es ist schwierig für mich, das Team so zu managen, dass ich die Hälfte meiner Zeit in Rhode Island arbeite und die andere Hälfte im Back-to-Back-Kunden bin Treffen. Ich bin wirklich darauf angewiesen, dass Peter und Josh am Puls der Zeit bleiben. Wenn sie beschäftigt sind, ist es schwer für sie zu hören, was wirklich passiert.

Beispiel: Wir hatten ein Teammitglied, Suzy, das als erfahrener Kundendienstmanager zu uns kam. Suzy kam genau um 8 Uhr an und ging um 17 Uhr los. Auf der Oberfläche schien es, dass ihre Arbeit pünktlich und genau ausgeführt wurde. Was wir nicht wussten, war, dass sie nur die "sichtbare" Arbeit ausführte - nicht die Aufgaben hinter den Kulissen.

Nehmen Sie die Daten in unser Kontaktmanagementsystem bezüglich der Beschäftigung und des Einkommens eines Kunden auf. Es mag einem Teammitglied nicht wichtig erscheinen, aber wenn wir unsere Kunden nach dem Arbeitgeber sortieren müssen, um sie zu einem besonderen Ereignis einzuladen, wird es nicht zu einer großen Kopfschmerzen, wenn wir die Informationen nicht haben. In der Tat ist es unmöglich, das Ereignis zu tun, weil wir Hunderte von Client-Dateien durchgehen müssten, um herauszufinden, welche für den betreffenden Arbeitgeber funktionierten. Dieses kleine Problem kann eine kleine Firma wie unsere Tausende von Dollar an verlorenen Einnahmen kosten.

Suzy beschloss, mit ihrem Mann ein Geschäft zu eröffnen. Erst nachdem sie gegangen war, erzählte uns das Team, dass sie sie Teflon Suzy genannt hatten, weil die zugewiesenen Arbeitsaufgaben einfach von ihr abzurutschen schienen. Tatsächlich haben sie Suzy wirklich nicht gemocht, und ich hatte keine Ahnung, dass das der Fall war. Die anderen Teammitglieder waren wütend, dass ich Suzy nicht dazu gebracht hatte, all ihre Arbeit zu machen - als ich keine Ahnung hatte, dass sie das nicht war. Ich war verärgert, weil ich nichts reparieren konnte, worüber das Team mir nichts sagen würde.

Lessons Learned: Zuerst musste ich sicherstellen, dass das ganze Team die Nachricht erhielt: Es tätschelt nicht, mir zu sagen, dass du es versucht hast Dinge mit einem anderen Teammitglied zu besprechen, aber nicht durchzubrechen. Wir sind hier, um zu helfen, aber wir müssen wissen, was die Probleme sind. Wir können nicht reparieren, was wir nicht wissen.

Wir haben uns extra bemüht, unser Kontaktmanagementsystem zur Überprüfung von Aufgaben einzusetzen. Wenn sie abgeschlossen sind, wird uns die Software mitteilen. Wenn nicht, sollte es deutlich erscheinen. Es ist wichtig, dass unser Führungsteam das Team überwacht, um zu sehen, ob es Hilfe braucht, um etwas zu beenden.

Größte Lektion gelernt: Keine Überraschung - ich bin kein Manager. Es stört mich nicht, es zu sagen. Wenn Sie wie ich sind und andere Talente haben, dann müssen Sie sicherstellen, dass eine Top-Person in Ihrem Team ein guter Manager ist, und dann dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren!

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